Многие клиенты, когда оформляют покупку канцелярских и не только товаров для своей компании (читай, юридического лица) не до конца понимают, для чего и когда требуется доверенность. Ну, мол, бухгалтерия не выписывает или зачем она вообще нужна?
Попробую объяснить не «бухгалтерским» или «юридическим», а, надеюсь, понятным человеческим языком.
Доверенность – это документ, подтверждающий Ваше право забирать документы и товар, купленный на вашу организацию.
То есть это означает, что ваша организация уполномочила Вас и доверила лично Вам принять товар, проверить, пересчитать его и расписаться за его получение в накладной. Названия накладной иногда меняются в соответствии с меняющимся законодательством. В настоящее время она называется «Накладная на отпуск запасов на сторону» Форма З-2 («Зэ-два»). С момента как на накладной Вы поставили свою личную подпись, кстати, она должна быть точно такой же, как и в Доверенности в графе «Подпись ответственного лица», за целостность, комплектность и т.д. товара отвечаете Вы до того момента, пока не сдадите купленный товар куда следует в вашей организации, а по документам не отчитаетесь перед своей бухгалтерией.
Когда нужна доверенность, а когда нет?
Доверенность обязательно нужна, если ваша организация оплатила безналичным расчетом. И её желательно оформить сразу же, как только бухгалтерия оплатила счет, выставленный поставщиком. На доверенности должна быть подпись руководителя, печать организации, паспортные данные и личная подпись лица, который будет принимать купленный товар. Все подписи должны быть поставлены ДО ТОГО, КАК ВЫ НАЧНЕТЕ ПРИНИМАТЬ ТОВАР.
Когда Вы платите наличными, доверенность не требуется. В некоторых организациях её могут требовать, но это личная инициатива, или, если хотите, «тараканы» их бухгалтера. Такие бухгалтера считают, что в случае спора легче доказать, что товар был продан и отгружен нужному лицу. Хотя по факту, в этом случае будут рассматриваться факты, связанные с получением или перерасходом средств, затраченных ответственным лицом на покупку товаров. В общем, некоторые бухгалтера перестраховываются, и не более.
